Algemene werking
Op deze pagina kunnen tal van belangrijke deadlines en bestanden teruggevonden worden die bijdragen tot de algemene werking van een vereniging aangesloten bij het WVK.
Corona maatregelen
ALLE activiteiten, ook vergaderingen, moeten aangekondigd worden via het controlepaneel!
De meest recente maatregelen kan je vinden op de website van de DSA en de website van Stad Gent. Hier staat beschreven wat je allemaal in orde moet brengen om evenementen te kunnen aankondigen, en veilig te laten verlopen.
Statuten
Alle verplichtingen van een vereniging staan beschreven in onze statuten. De statuten van het WVK kunnen hier geraadpleegd worden.
Inlichtingsformulier
Het inlichtingsformulier moet verplicht worden ingediend voor 15 oktober (19 uur) elk jaar. Dit formulier kan worden gegenereerd via deze pagina en moet daarna getekend via mail worden doorgestuurd naar de DSA.
Onder de sectie Bestuursleden moeten de UGent gebruikersnamen ingevuld worden van de Voorzitter, Vice-Voorzitter, Penning en Webmaster. De eerste drie functies moeten uniek zijn en mogen niet gecombineerd worden door één persoon, webmaster mag wel gecombineerd worden door een bestuurslid met een andere functie. Alle bestuursleden moeten op 15 oktober ingeschreven zijn voor het nieuwe academiejaar.
Bankformulier
Dit formulier moet voor 15 oktober (19 uur) ingediend worden. Dit formulier kan worden gegenereerd via deze pagina en moet door de bank getekend worden en daarna in persoon worden ingediend bij de DSA op het secretariaat.
Onder de sectie Bankgegevens moeten de namen van rekeninghouders ingevuld worden (deze dienen overeen te komen met wat de bank als rekeninghouders ziet) maar deze personen moeten niet ingeschreven zijn aan de UGent dus deze kunnen in theorie steeds dezelfde personen blijven. Dit formulier moet ondertekend worden door de bank om te valideren of de namen van de rekeninghouders kloppen voor dit document ingediend wordt bij de DSA. VZW's moeten hierbij opletten dat hun statuten eerst aangepast moeten worden vooralleer ze hun rekeninghouders kunnen aanpassen en dit kan een tijd duren. Hier raden wij aan om dus ook de vorige rekeninghouders in te vullen en de rekeninghouders bij de bank pas te veranderen na de deadline.
Subsidies
Een gedetaileerd overzicht over het gebruik van subsidies is hier terug te vinden. We raden jullie ten sterkste aan om de sectie omtrent subsidies grondig door te nemen aangezien hier exact staat wat wel en niet subsidieerbaar is.
Om subsidies voor een activiteit aan te vragen moet deze activiteit op voorhand ingegeven zijn op het DSA controlepaneel. Subsidieaanvragen kan je ingeven via het DSA Controlepaneel. Bij extra vragen over wat wel of niet subsidieerbaar is, kan je terecht bij de DSA of het WVK bestuur.
Er zijn twee subsidiedeadlines. De eerste deadline tijdens het academiejaar is op 1 december (of de vrijdag ervoor indien de deadline in het weekend valt). Op deze datum dienen ALLE subsidies van het afgelopen boekjaar ingediend worden, laattijdige subsidies worden niet goedgekeurd.
De tweede deadline valt op 10 mei en verplicht verenigingen op zijn minst één subsidieaanvraag in te dienen. We raden jullie dan ook ten sterkste aan om direct ALLE subsidies van het afgelopen semester in te dienen, zodat er geen subsidies verloren gaan bij de bestuursovergang. Een activiteit waar subsidies voor aangevraagd wordt, kan hoogstens break even draaien, onder geen enkele omstandigheid zal een winstgevende activiteit gesubsidieerd worden.
Jaarverslag
Elke erkende studentenvereniging dient jaarlijks vóór 10 februari (dus ten laatste 9 februari) een jaarverslag van het afgelopen burgerlijk jaar in te dienen om hun erkenning door de Universiteit Gent te verlengen. Het jaarverslag moet digitaal (als één PDF-bestand) elektronisch hier geupload worden.
Financieel verslag
Het financieel verslag werd in 2012 ingevoerd om een duidelijker overzicht te krijgen van de financiële werking van alle WVK-verenigingen. Dit verslag moet net als het jaarverslag vóór 10 februari (dus ten laatste 9 februari) ingediend worden bij WVK-centraal. Dit is dus niet voor de DSA! Met deze gegevens kan WVK-centraal dan aan de slag om een eerlijke subsidieverdeling op te stellen die meer aansluit bij de financiële noden van de verschillende verenigingen. Daarnaast wil WVK-centraal de verenigingen ook stimuleren om na te denken over de financiën van hun vereniging. Dit verslag is enkel verplicht indien een vereniging aanspraak wil maken op meer subsidies dan de basissubsidies (zie statuten).
Het template voor het financieel verslag bestaat uit twee delen. Het eerste deel bevat het financiële verslag van het afgelopen burgerlijk jaar (en dus niet van het vorige academiejaar). Het tweede deel een begroting voor het komende burgerlijk jaar. Dit document zal bij WVK-centraal in het archief bewaard worden, zodat deze kunnen geraadpleegd worden door de vereniging indien deze geen overzicht meer hebben over de financiële werking van vorige jaren.
Een template van het financieel verslag is hier terug te vinden en is opgevat als een Excel document waarin alle gegevens ingevuld kunnen worden.
Cambio
De DSA stelt Cambio poolkaarten ter beschikking voor erkende verenigingen. Hiermee kunnen verenigingen een auto gebruiken voor allerlei logistieke doeleinden en deze is bovendien nog eens subsidieerbaar. De officiële DSA pagina omtrent de Cambio verhuur kan je hier raadplegen.
De procedure om van deze dienst gebruik te maken is redelijk eenvoudig. We raden jullie aan om in persoon naar het secretariaat van de DSA te gaan en daar te vragen of er nog poolkaarten ter beschikking zijn (toch voor de eerste keer, nadien kan je gewoon een mail sturen als je de procedure onder de knie hebt). Je geeft de datum(s) op wanneer je de cambio zou gebruiken als ook de gewenste oppikplaats en het gewenste type van auto (het secretariaat zal je hier zeker bij helpen de eerste maal). Nadat de reservatie gebeurd is, krijg je een Cambio poolkaart mee (of moet je die gaan oppikken aan het secretariaat indien je via mail gereserveerd hebt) samen met een cijfercode. Op het uur van reservatie ga je met de poolkaart naar de oppikplaats en houd je de kaart tegen de ontvanger onder de voorruit zodat deze zal ontgrendelen. In het handschoenkastje zal je de sleutel van de auto terugvinden met daaraan een toestel waar je de cijfercode in moet geven. Viola, nu ben je klaar om te rijden.
Breng de auto tijdig terug naar dezelfde plaats (en zorg dat de tank minstens 1/4de vol is, op die manier kan ook de volgende gebruiker aan zijn/haar rit beginnen zonder onmiddellijk te moeten tanken), vergrendel de sleutel opnieuw en vergrendel de auto met de badge. Nu hoef je enkel de badge terug te brengen naar het secretariaat van de DSA.
Is de tank minder dan 1/4de vol na je rit of moet je tanken? Gebruik de tankkaart die zich aan boord bevindt van de Cambio. Let er ook op dat je nadat je getankt hebt, de kilometerstand op het ogenblik van de tankbeurt invult op het ritverslag. P.S. Kijk voor je langs rijdt aan de pomp, even op de tankkaart bij welke merken je terecht kan.
Glazen huren
Vele studentenverenigingen gebruiken Levi Party Rental om glazen, een bar tap, tafels etc. te huren. Je kan alles laten leveren of je kan met behulp van een Cambio alles zelf gaan oppikken.
Vergoeding voor sprekers
Indien een spreker uitleg komt geven over een specifiek onderwerp, kan deze hiervoor rechtstreeks vergoed worden vanuit jullie subsidies. De maximale vergoeding voor alle sprekers samen, reiskosten inbegrepen, bedraagt 112,5 Euro per academiejaar. Voor de reiskosten moet een origineel bewijs geleverd worden. Om een vergoeding aan te vragen, hoef je enkel dit document in te vullen en af te geven bij de DSA. In het regelement van subsidies staat dat goederen met persoonlijke eindbestemming als ook spijs en drank WEL subsidieerbaar zijn voor een spreker, indien het originele bewijsmateriaal mee wordt ingediend.
Andere
Een ander overzicht over de belangrijke deadlines kan je hier altijd raadplegen.
Het WVK staat samen met zes andere Konventen als ook de DSA, GSR, Schamper, Urgent.FM, 12urenloop, Massacantus in voor het bijstaan van de verschillende studentenverenigingen in Gent, hiervoor komen de voorzitters geregeld samen op de Vergadering van KonventsVoorzitters (VKV). Daar beslissen wij over zaken zoals de subsidiebedragen als ook hoe wij als studenten kunnen bijdragen aan het algemeen leven in Gent. De verslagen van deze vergaderingen kunnen hier worden geraadpleegd. Heb je zelf een voorstel of een vraag dat groter is dan de werking van één Konvent? Stel deze dan aan het WVK bestuur zodat dit voorstel kan voorgelegd worden aan de VKV.