Algemeen: wie & wat?

Het Werkgroepen & Verenigingen Konvent (WVK) is de overkoepelende instantie voor 23 UGent-verenigingen. Elk van hen zet zich in voor een wetenschappelijk en/of maatschappelijk doel. Het WVK werd in 1999 opgericht uit het toenmalig Werkgroepen Konvent (WK), dat sinds 1973 actief was. Als koepelstructuur vormt het een cruciale schakel tussen de Universiteit, haar partners, en haar studentenverenigingen. Het vertegenwoordigt de belangen van haar verenigingen, ondersteunt hen op organisatorisch, administratief en financieel vlak en biedt een platform waar kennis, ervaring en ideeën kunnen worden uitgewisseld. Tegelijk zet het in op samenwerking en zichtbaarheid, zodat haar verenigingen verder kunnen groeien en professionaliseren.

Wat het Konvent uniek maakt, ligt echter in haar diversiteit. Het WVK omvat allemaal verenigingen met een specifieke focus op wetenschap en maatschappij. Van juridische adviezen, technologie en geneeskunde tot klassieke talen, archeologie en theekransjes; van lezingen over maatschappelijke thema’s tot ondernemen, programmeren en academische workshops en debat. Binnen de verenigingen komen de meest uiteenlopende interesses samen. Elk met hun eigen identiteit en werking, maar verenigd binnen hetzelfde Konvent.

Daarnaast brengt ook het WVK zelf haar verenigingen samen met gezamenlijke activiteiten, initiatieven en evenementen om onderlinge verbroedering en netwerken te versterken.

Studeer je in Gent en wil je mensen leren kennen die dezelfde interesses delen? Of wil je naast je opleiding nieuwe projecten, ideeën, en bedrijven ontdekken? Neem dan zeker eens een kijkje tussen onze verenigingen! De kans is groot dat er ook voor jou eentje tussen zit.

---

Werking

Minstens tweemaal per semester organiseert het WVK een Algemene Vergadering, waar alle lidverenigingen hun Voorzitter en Vicevoorzitter naartoe sturen. Hier licht het Konvent nieuwe informatie vanuit de Universiteit en haar partners toe. Ook praktische zaken worden hier toegelicht. De agenda voor deze vergadering wordt steeds de tweede maandag vooraf uitgestuurd via mail. Het verslag wordt op dezelfde manier verstuurd, binnen de week na afloop van de vergadering. De verslagen komen ook hier op onze website.

Om de lidverenigingen genoeg kansen te geven om ook elkaar beter te leren kennen, organiseert het WVK ook minstens tweemaal per semester een netwerkingsmoment. De resterende agenda voor 2026-2027 ziet er als volgt uit:

• donderdag 19 november: Spaghettiavond
• woensdag 2 december: AV3
• dinsdag 16 februari: Jaarverslag & Subsidieworkshop (G1)
• donderdag 18 februari: Jaarverslag & Subsidieworkshop (G2)
• woensdag 24 februari: AV4
• donderdag 11 maart: WVKwiz
• woensdag 24 maart: AV5
• donderdag 13 mei: AV6 + Verkiezingsreceptie

---

Erkenningsaanvraag

Administratie & documenten

Een studentenvereniging draaiende houden, brengt onvermijdelijk wat administratie met zich mee. Als erkende UGent-studentenvereniging moeten WVK-verenigingen jaarlijks een aantal documenten in orde brengen bij de Dienst Studentenactiviteiten (DSA). Op deze pagina vind je een overzicht van de belangrijkste formulieren, deadlines, en hulpmiddelen.

Twijfel je over een document of loop je ergens vast? Neem gerust contact op met het WVK-bestuur. We helpen graag.

Inlichtingenformulier

Het inlichtingenformulier registreert het bestuur (Voorzitter, Vice, Penning, 1 extra) van je vereniging bij de UGent. Hierdoor krijgen de geregistreerde bestuursleden onder andere toegang tot het DSA-controlepaneel van de vereniging en kunnen ze gebruikmaken van diensten zoals zaalreservaties on campus via TimeEdit.
Let op: pas wanneer deze stap in orde is, heb je toegang tot het DSA-controlepaneel (“dashboard”).

Het formulier wordt digitaal ingevuld via het DSA-controlepaneel. Na het indienen download je de gegenereerde pdf, laat je deze ondertekenen en upload je het ondertekende exemplaar opnieuw. De opgegeven vier bestuursleden moeten tegen 15 oktober ingeschreven zijn voor een opleiding aan de UGent voor minstens 27 studiepunten. Doctoraatsstudenten komen hiervoor niet in aanmerking. Voor studenten in hun afstudeerjaar geldt een uitzondering op de vereiste van 27 studiepunten.

Het inlichtingenformulier moet jaarlijks uiterlijk op 15 oktober om 19.00 uur ingediend zijn.

Inlichtingenformulier indienen via DSA →

Inschrijvingsbewijzen

Naast het inlichtingenformulier moeten ook de inschrijvingsbewijzen van dezelfde vier bestuursleden worden ingediend: de voorzitter, vicevoorzitter, penningmeester en een vierde generiek bestuurslid. Gebruik hiervoor het attest ‘Inschrijvingsbewijs met opleiding’. Je vindt dit in Oasis onder Mijn Oasis → Attesten. Het attest toont aan dat het bestuurslid als UGent-student is ingeschreven en aan de vereisten voor erkenning voldoet.

De inschrijvingsbewijzen worden apart geüpload. Ook hiervoor geldt 15 oktober om 19.00 uur als jaarlijkse deadline.

Inschrijvingsbewijzen indienen via DSA →

Bankformulier

Iedere erkende studentenvereniging moet jaarlijks een bankformulier indienen. Hierop staat welke bankrekening door de vereniging wordt gebruikt en wie volmacht heeft over deze rekening. Vul de volledige namen, adressen, en geboortedata van de volmachthouders in zoals deze bij de bank geregistreerd staan. Er zijn minstens twee volmachthouders vereist.

Na het digitaal invullen download je het bankformulier en laat je het door de bank ondertekenen. Vervolgens upload je het ondertekende document opnieuw via het DSA-controlepaneel. Wanneer je bank zelf een ondertekend document aflevert waarop dezelfde gegevens staan, mag je ook dat document gebruiken.

Het bankformulier moet uiterlijk op 15 oktober om 19.00 uur ingediend zijn. Vanaf 1 mei kan het huidige bestuur reeds een bankformulier voor het volgende academiejaar indienen.
Tip voor vzw's: begin tijdig met een bestuurs- en volmachtswissel. De administratieve verwerking bij de bank kan enige tijd in beslag nemen.

Bankformulier indienen via DSA →

Statuten & modelstatuten

Iedere vereniging moet jaarlijks de meest recente versie van haar statuten bij de DSA uploaden. De statuten moeten opgesteld zijn volgens de modelstatuten van de DSA.

Er bestaan afzonderlijke modellen voor:

• verenigingen als feitelijke vereniging;
• verenigingen als vzw;
• konventen als feitelijke vereniging;
• konventen als vzw.

Controleer bij een bestuurswissel of statutenwijziging steeds of de versie die bij de DSA geregistreerd staat nog actueel is. De jaarlijkse deadline voor het indienen van de statuten is eveneens 15 oktober om 19.00 uur.

Jaarverslag: feitelijke vereniging & vzw

Iedere erkende studentenvereniging dient jaarlijks een jaarverslag in bij de DSA. Het jaarverslag bevat onder meer een overzicht van het bestuur, de activiteiten van de vereniging, en de financiële werking. Voor de activiteiten wordt verwacht dat de vereniging uitgebreid rapporteert over minstens tien publiek aangekondigde activiteiten, met voldoende bewijsmateriaal en financiële verantwoording.

Voor het financiële gedeelte bestaat een belangrijk onderscheid tussen feitelijke verenigingen en vzw's. Feitelijke verenigingen gebruiken het financiële luik dat de DSA hiervoor ter beschikking stelt. Hiervoor bestaat zowel een sjabloon als een fictief ingevuld voorbeeld. Vzw's voegen hun laatst goedgekeurde jaarrekening toe. Voor het financiële verslag gaat het onder meer om de staat van ontvangsten en uitgaven en de staat van het vermogen. Heeft je vzw een boekjaar dat het academiejaar volgt, dan voeg je eveneens de laatst goedgekeurde jaarrekening toe.

Het jaarverslag kan vanaf 1 november voor het voorbije kalenderjaar worden opgeladen en moet volgens de huidige DSA-kalender uiterlijk op 4 maart worden ingediend.

Duurzaamheids- en extra subsidies

Naast de gewone subsidies kunnen erkende studentenverenigingen bij de UGent ook een beroep doen op extra subsidies voor maatschappelijke initiatieven. Hieronder vallen onder meer initiatieven rond duurzaamheid. Denk bijvoorbeeld aan projecten die de ecologische voetafdruk van activiteiten verminderen of verenigingen helpen hun werking duurzamer te organiseren.

De regeling is echter ruimer dan duurzaamheid alleen. Ook initiatieven rond onder meer inclusie, diversiteit in leiderschap, zichtbaarheid van het studentenverenigingsleven, grensoverschrijdend gedrag, mentaal welzijn, en een gezonde levensstijl kunnen in aanmerking komen.

Een initiatief hoeft bovendien geen groot project te zijn: ook kleinere initiatieven kunnen ondersteuning krijgen. De aanvraag gebeurt met het daarvoor voorziene aanvraagformulier en wordt ingediend bij de studentenbeheerder. Aanvragen kunnen het hele jaar door worden ingediend en worden behandeld op de eerstvolgende Vergadering van KonventsVoorzitters (VKV), op voorwaarde dat de aanvraag minstens zeven werkdagen vóór de vergadering werd ingediend.

Let op: ontving je voor hetzelfde initiatief reeds een subsidie van de Gentse Studentenraad, dan komt dat initiatief niet opnieuw voor deze extra subsidie in aanmerking. Ook mag je enkel aanvragen doen voor uitgaven die nog niet gebeurd zijn.

Extra subsidies en aanvraagformulier →

Cambio

Een auto nodig om materiaal te vervoeren voor een activiteit? De DSA biedt erkende studentenverenigingen toegang tot deelwagens van Cambio. Dit kan bijzonder handig zijn voor het vervoeren van materiaal naar activiteiten, het ophalen van bestellingen of andere logistieke verplaatsingen waarvoor een vereniging tijdelijk een wagen nodig heeft.

De kosten bestaan uit de huurprijs van de wagen en het aantal gereden kilometers en worden maandelijks aan de vereniging gefactureerd. Bij schade of incidenten ligt de verantwoordelijkheid bij de chauffeur.

Cambio via DSA →

VKV: Vergadering der KonventsVoorzitters

De Vergadering der KonventsVoorzitters (VKV) is het overlegorgaan waarin de verschillende Gentse konventen, de GSR, Schamper, 12UL, en MCC samenkomen. De vergadering wordt voorgezeten door de studentenbeheerder en studentensecretaris.

Voor het WVK is de VKV een belangrijke schakel tussen onze aangesloten verenigingen en de bredere universitaire studentenwerking. Onderwerpen die de grenzen van één vereniging of zelfs één konvent overstijgen, kunnen via het WVK op de VKV worden aangekaart. De VKV speelt daarnaast een concrete rol bij de extra duurzaamheidsubsidies aanvragen, welke door de VKV worden beoordeeld.

Heb je als WVK-vereniging een probleem, voorstel, of idee dat relevant is voor meerdere studentenverenigingen of voor het studentenverenigingsleven aan de UGent in het algemeen? Neem dan contact op met het WVK-bestuur. Wij kunnen het onderwerp meenemen naar de VKV en het daar vertegenwoordigen.

---

Belangrijke deadlines

---

Hulp nodig?

Administratie hoeft geen zoektocht te zijn. Het WVK ondersteunt haar aangesloten verenigingen bij hun werking en administratie. Heb je vragen over een formulier, statuten, je jaarverslag, subsidies, of weet je niet goed bij wie je terechtkan? Contacteer het WVK-bestuur, dan bekijken we het samen.

Voor de officiële indiening van documenten en de meest actuele regelgeving kun je steeds terecht op de website van de DSA.